特定非営利活動法人（ＮＰＯ法人）の役員変更の手続

 

はじめに

ＮＰＯ法人の組織運営は定款の規定に従って行われる。定款には役員の任期が２年と規定されている。再任は妨げないとの但し書きがついている。任期の最終日に一旦退任し、新たに就任することを意味する。

透明性を持って組織運営するためには、原則として、規定に沿った手続きを行う必要がある。以下はＮＰＯ法人黄斑変性友の会が、発足後二年目に行った役員の変更手続きである。手続きには内部手続きと外部手続きがある。

 

［Ⅰ］内部手続き

１．総会

役員の選任は定款の規定に従って、総会の議決が必要である。

総会は会員の半数以上の出席をもって成立します。出席には委任状による出席を含める。そのため、事前に総会の招集通知を出し、出席できない会員から委任状の提出を求める必要がある。

総会が終了後、議事録を作成する。

議事録に記述する事項は以下のとおりである。（総会議事録の様式はＰ４）

１）開催年月日及び時間

２）開催場所

３）出席会員数（委任状）、正会員数

４）議長の選任

５）議事

　　議事には１号議案として理事の選任、２号議案として議事録署名人の選任

　　選任された理事について再任、新任、氏名、住所を記載する。

 

２．理事会

理事会では理事長、副理事長の選定を行う。

総会で選任された理事で理事会を開催する。

＜開催日時＞

＊理事が全員重任の場合

予選が可能なので、総会後（今回の場合なら12/2の総会開催後に、12/31の任期満了を待たず）に理事会を開くことができる。

＊理事に1名でも変更があった場合

予選は出来ないので、任期が開始されて以降となる。具体的に、例えば前の任期が１２月３１日に終了していれば、任期の開始は１月１日です。理事会は１月１日以降の早い時期の行うことが望ましい（理事長・副理事長が不在となるため）が、いつまでにという規定はない。

その後、議事録を作成する。議事録の形式は総会議事録と変わらない。

（１）開催日時と時間

（２）場所（建物名、会議室名、所在地）

（３）理事総数と出席理事数（出席した理事の氏名を記載する）

（４）審議事項（理事長、副理事長の選定）

（５）議事の経過の概要及び議決結果（議長名、署名者を記載）

議案：理事長、副理事長の選定の件と記載し、役職名と氏名を記録する。

（６）理事長（当法人の理事会の場合は議長）の印鑑は、（個人の印鑑ではなく）法人の代表印を押印すれば、他の議事録署名人は認印で良く、実印・印鑑証明は省略できる。

 

 

［Ⅱ］外部手続き

この結果を受けて、登録している自治体への報告と法務局への登記変更申請をする必要がある。

１.自治体（大阪市）への届（役員に変更が無くても2年に1度）

提出書類は３つです。

（１）役員等変更届書

（２）役員名簿（氏名と住所）

（３）就任承諾書と誓約書（新任の役員が所定用紙に署名捺印する。再任の場合は不要）及び住民票

市の担当者はその場で提出書類をチェックします。新任の理事については、住民票の住所と一致しているか確認する。全て形式的な確認のみで受理される。

 

大阪市の手続きは以下のホームページに掲載されている。

https://www.city.osaka.lg.jp/shimin/page/0000209173.html#02

 

２.法務局への登記変更申請（理事長に変更が無くても2年に1度）

提出書類は４つです。

（１）変更登記申請書（Ｐ５参照）

            登記内容は理事長の退任と就任である。

            登記すべき事項に次の事項を記入

　       退任年月日　退任

　       住所

　       氏名

　      就任年月日　就任

　      住所

　      氏名

（２）総会議事録

（３）理事会議事録

（４）定款（最後に自筆で「これは現行定款と相違ありません。」と書き、法人名と理事長の署名捺印をする。割り印）

法務省のホームページには、このほか就任承諾書や印鑑証明が記載されているが必要ない。

窓口は受付番号を押すだけで書類を受領します。不備がある時は、時間をおいて電話で指摘を受ける。今回は、登録した印と押印した印が異なるとの指摘を受けた。会の名称変更をしたとき，改印の手続きをしていなかった。そのため、改めて改印届を提出した。改印届には、団体の印の他に、代表者の実印、印鑑登録証明が必要である。

訂正の後、数日して登記事項証明を受け取ることが出来る。

全て形式的な書面上の確認が行われるだけで、実際に総会や理事会が開催された事実の確証を求められることはない。

 

役員変更登記の手続きは法務省のホームページに掲載されている。

http://houmukyoku.moj.go.jp/homu/COMMERCE_11-1.html#anchor4-3

 

［Ⅲ］事実経過

２０１９年　

       １１月２７日       提出した書類（事業報告）の不備を指摘されたため、

                                      大阪市役所 市民局ＮＰＯ担当を訪問。

                                  　 役員の任期が１２月末で終了との指摘を受け、提出

                                       書類の様式を受け取った。

　　　　　　　　　 直ちに、現理事に再任承諾を求める書状発信。

       １２月    ２日　  大阪市中央公会堂で定例会開催

                                   （議事録では総会とした）

       １２月５~７日　 現理事６名の内、５名が再任承諾。

２０２０年　

　　１月８日　　　 二水会開催（議事録では理事会）とした。

                                     出席した女性会員４名に口頭で就任要請した。

                                     内３名が承諾、他に女性（東京在住）男性

                                  （京都在住）に要請した所、女性（東京）が

                                    承諾した。

　　　　　　　　　性別、地域のバランスを考慮して選定。

　　１月２４日        大阪市に役員変更届書を提出。

                                     一部の地名に記入漏れがあったので、手書きで

                                   修正。（最初の法人登録時には、誤字（ヶとケ）

　　　　　　　　 に対して再提出を求められた）

　　１月２８日　　総会議事録、理事会議事録に署名捺印を依頼（星野さん、

                                     末田さんを訪問）。

　　１月２９日　　午前１０時３０分、法務局に登記変更申請提出した。

                                     午後４時頃、代表者印が登録印と異なるとの電話

                                     連絡あり。

　　１月３１日　　改印届と本人印鑑証明書を提出し、手続きはすべて完了した。